Schriftelijke vraag: evaluatie organogram provincie

PROVINCIERAAD VLAAMS-BRABANT

Schriftelijke vraag van provincieraadslid Martine Janssens i.v.m. evaluatie van het organogram van de provincie.

Tijdens de raadscommissies personeel heb ik meermaals geïnformeerd naar de kwalitatieve analyse en evaluatie van het nieuwe organogram 2013. Tot op heden kreeg ik hierover geen antwoord.

De administratie meldde mij evenwel dat de uitvoering van de nieuwe organisatiestructuur en de gevolgen op de werkprocessen worden gemonitord en waar nodig bijgestuurd.

• Is het mogelijk om een overzicht te ontvangen van de toegepaste monitoringinstrumenten, alsook van de bijsturingen die sedert de invoering van het organogram hebben plaatsgevonden, samen met de bijhorende motivatie?
• Graag vernam ik eveneens welke werkwijze wordt gebruikt bij het uittekenen en bijsturen van werkprocessen?

Antwoord van de deputatie (op 29 maart 2016):

«Voor de evaluatie van het organogram worden geen specifieke monitoringsinstrumenten gebruikt. Dit wil uiteraard niet zeggen dat de relatie tussen het organogram en de werking van de administratie niet wordt opgevolgd. De evaluatie van het organogram en het doorvoeren van mogelijke efficiëntieverbeteringen vormen een constante bekommernis en dit wordt waar nodig onderzocht.

Sinds 2013 zijn o.a. daarom de volgende bijsturingen gebeurd:

• besluit provincieraad 24/6/2014: splitsing vroegere dienst cultuur in dienst cultuur en dienst erfgoed, omdat de vroegere dienst cultuur, onder meer door de inkanteling van de vzw Monumentenwacht, zowel naar aantal VTE als naar diversiteit van beleidsthema's onbeheersbaar geworden was;

• besluit provincieraad 24/3/2015: aantal wijzigingen onder invloed van externe factoren (uitkanteling onhaalsector, overdracht De Nobel, nieuwe dienst vergunningen) maar ook wijziging bij directie financiën: de introductie van BBC werd aangewend om de directie efficiënter te organiseren, hierdoor werden aantal functies verschoven tussen de twee diensten van de directie financiën, met een naamswijziging van de diensten in het organogram als gevolg;

• besluit provincieraad 20/10/2015: aantal naamswijzigingen (proefcentrum Herent, proefcentrum Pamel, PSBE-De Sterretjes, Informatica);

De werkwijze die gehanteerd wordt bij het uittekenen en bijsturen van werkprocessen, hangt af van de concrete vraag en context. Er wordt steeds in overleg met de interne klant gewerkt. Mogelijke werkwijzen zijn het organiseren van workshops, tekstanalyse, het uittekenen van processen in Visio of Bizagi, proceswandelingen, ...»